Ditulis oleh :
MOCHAMAD NURMAN HIDAYAT, S.E.
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Ahli Muda
PENDAHULUAN
Pengadaan Barang/Jasa pemerintah yang mempunyai peran penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan publik dan pengembangan perekonomian nasional dan daerah. Maka perlu diatur dalam pelaksanaanya sesuai dengan visi LKPP yaitu menjadi pembaharu yang kredibel untuk mewujudkan pengadaan yang menghasilkan Value for Money dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan daya saing bangsa.
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, telah mengatur dan menetapkan organisasi yang khusus menangani proses pengadaan barang/jasa pemerintah dalam bentuk Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ). UKPBJ merupakan unit yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dan Institusi (K/L/Pemda/I) yang bersifat permanen. UKPBJ diharapkan dapat menjadi Center of Excellence (CoE). Dalam pelaksanaanya UKPBJ dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik sehingga diperlukan evaluasi mengenai tingkat kepuasaan dari pengguna jasa UKPBJ untuk dapat meningkatkan pelayanan UKPBJ.
Melalui program reformasi birokrasi dan Program Presiden Jokowi Tahun 2019-2014 yang mengedepankan pengembangan SDM melalui pengembangan kompetensi ASN mempengaruhi keberadaaan organisasi pengadaan secara langsung maupun tidak langsung. Tidak sedikit peran pengadaan yang semula hanya pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang mengalami transformasi menjadi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (UKPBJ).Melalui standar kompetensi yang telah ditentukan oleh LKPP yang telah tercantum dalam SKKNI Kompetensi Pengelola Pengadaan Barang/jasa maka terdapat perluasan kompetensi yang tadinya hanya pemilihan penyedia menjadi suatu rangkaian kompetensi yang meliputi merencanakan pengadaan, identifikasi kebutuhan hingga serah terima pekerjaan.
Menurut Robinson dan Pearce (1997) analisis SWOT merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen strategic,dimana nantinya akan menghasilkan profil organisasi sekaligus memahami dan mengidentifikasikan kelemahan dan kekuatan organisasi. Kelemahan dan kekuatan ini kemudian akan dibandingkan dengan ancaman ekstern dan peluang sebagai dasar untuk menghasilkan opsi atau alternatif strategi lain.
Pendapat lain dikemukakan Rangkuti (1997) yang menyatakan bahwa pengertian SWOT adalah proses identifikasi berbagai faktor yang dilakukan secara sistematis agar bisa merumuskan strategi organisasi dengan tepat. Analisis dilakukan berdasarkan logika yang bisa mengoptimalkan kekuatan atau Strengths serta peluang atau Opportunities. Tapi secara beriringan, analisis ini juga harus bisa meminimalkan ancaman atau Threats dan kelemahan atau Weaknesses. Proses dalam pengambilan keputusan strategis diketahui memang selalu berhubungan langsung dengan kebijakan perusahaan, strategi, tujuan dan pengembangan misi. Artinya, perencana strategis harus menganalisa berbagai faktor strategis organisasi atau perusahaan mulai dari kekuatan, peluang, ancaman dan kelemahan.
Tujuan dan Manfaat SWOT Analysis
Tujuan dan manfaat analisis SWOT adalah untuk memadukan 4 faktor atau komposisi secara tepat tentang bagaimana mempersiapkan kekuatan (strengths), mengatasi kelemahan (weaknesess), menemukan peluang (opportunities) dan strategi menghadapi beragam ancaman.
Ketika teknik ini dapat dijalankan secara tepat dengan menggabungan ke empat elemen tersebut maka kesempurnaan dalam meraih visi dan misi program Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (UKPBJ Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah direncanakan tentunya akan berjalan lebih baik dengan hasil yang optimal.
Analisis UKPBJ melalui Model Teori SWOT Analysis
- Strenght (S)
Yaitu analisis kekuatan, selama APBN/APBD masih ada maka akan diperlukan pengadaan barang/jasa yang meliputi pengadaan melalui Penyedia maupun melalui Swakelola. Kebutuhan akan organisasi pengadaan pada saat ini adalah suatu kebutuhan yang wajib dipenuhi oleh satuan kerja dalam melaksanakan anggaran. Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018 pasal 74 dan pasal 88 tentang pelaku pengadaan dengan standar kompetensi.
- Weaknesses (W)
Yaitu analisis kelemahan, terdapat laporan KPK bahwa kontribusi korupsi pengadaan merupakan yang terbesar yaitu 75 % maka diperlukan pembenahan sistem, pemenuhan SDM yang berkualitas dan berintegritas serta profesional dalam bidangnya menjadi kendala yang serius dalam kemajuan UKPBJ.
- Opportunity (O)
Yaitu analisis peluang, pemanfaatan Sistem Informasi manajemen, serta layanan daring dari LPSE berupa e catalog, e tendering, e pengadaan langsung, e purchasing,e marketplacedan lain-lain produk layanan serta pembaharuan berbagai macam sistem penunjang pelaksanaan tugas fungsi pengelolaan pengadaan oleh LKPP pada pengembangan dan pemanfaatan teknologi Informasi layanan pengadaan elektronik memberikan peluang berkembang bagi UKPBJ dimasa depan. Cara ini adalah untuk mencari peluang ataupun terobosan yang memungkinkan UKPBJ bisa berkembang dalam memberikan pelayanan di masa depan atau masa yang akan datang dengan mengedepankan kemudahan, keadilan, persaingan sehat, keterbukaan serta mewujudkan pengadaan yang efektif dan efisien.
- Threats (T)
Yaitu analisis ancaman, cara menganalisis tantangan atau ancaman yang harus dihadapi oleh UKPBJ untuk menghadapi berbagai macam faktor lingkungan yang tidak menguntungkan pada pelaksanaan yang menyebabkan antiklimaks. Jika tidak segera di atasi, ancaman tersebut akan menjadi penghalang bagi UKPBJ di masa sekarang maupun masa yang akan datang.Analisis ancaman UKPBJ terbesar adalah Faktor Manusia dalam hal Integritas, Profesional dan Kompetensi pelaksana pengelola pengadaan. Dalam pelaksanaan kegiatan, COI (Conflict of interest adalah ancaman yang selalu berjalan beriringan dengan pelaksanaan proses pengadaan, dari setiap tahapan maupun di setiap jenjang kewenangan pelaku pengadaan (Pejabat pengadaan, PPK, KPA, pengelola kegiatan).
Analisis UKPBJ melalui Matriks Ansoff
Matriks Ansoff (Ansoff Matrix) adalah sarana yang sangat membantu dalam menetapkan sasaran pemasaran. Situasi layanan UKPBJ dapat disederhanakan menjadi dua dimensi saja yaitu kompetensi personel yang di miliki dan pengguna layanan. Bahkan untuk lebih sederhananya, kerangka kerja Ansoff hanya berbicara tentang layanan apa saja yang ditawarkan dan siapa saja pengguna layanan tersebut. Dalam kerangka kerja ini, Ansoff menetapkan empat alternatif tindakan bagi perusahaan sebagai berikut:
- Fokus padalayanan yang ada ke segmen yang ada
- Memperluas layanan yang ada ke segmen baru
- Mengembangkan layanan baru untuk segmen yang ada
- Mengembangkan layanan baru untuk segmen baru
Fokus pada layanan yang ada ke segmen yang ada
Strategi pertumbuhan UKPBJ berfokus pada pelayananpengadaan berupa pemilihan penyedia, baik tender, tender cepat, seleksi, e procurement, e purchasing, e pengadaan langsung maupun penunjukan langsung yang terdapat padasetiap Satuan Kerja yang berada di lingkungan Kantor Wilayah kementerian Hukum dan HAM Daerah istimewa Yogyakarta. layananpengadaan perlu dikuatkan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Menyediakan petunjuk teknis/pelaksanaan dan menetapkannya dalam standar operasional (SOP) serta alur layanan yang jelas.
- Mempertahankan atau meningkatkan kualitas layanan, hal ini dapat dicapai oleh kombinasi dari strategi pelayanan pengadaan yang cepat responsif dan memudahkan pengguna layanan.
- Penekanan terhadap fungsi pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah sebagai satu-satunya ASN yang mempunyai kompetensi melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah.
Memperluas layanan yang ada ke segmen baru
Pengembangan pasar atau pengembangan penerima manfaat layanan merupakan suatu strategi pertumbuhan, di mana UKPBJ berusaha untuk menawarkanlayanan pengadaan yang telah ada di satuan kerja lain di lingkungan Eselon I, satuan kerja pada seluruh Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM di seluruh Indonesia menyesusaikan dengan kompetensi personel yang dimiliki, yaitu berupa keterlibatan personel dalam kelompok kerja pemilihan, pendampingan pada setiap tahapan mulai dari perencanaan, proses pemilihan, pengelolaan kinerja baik oleh penyedia maupun melalui swakelola.
Sebagai contoh adalah pendampingan penyusunan Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi Teknis, Rancangan Kontrak, Pengendalian pelaksanaan kontrak jasa kontruksi, perencanaan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja dan masih banyak lagi layanan yang dapat diberikan sesuai dengan kompetensi personel yang ada di UKPBJ Kementerian Hukum dan HAM.
Mengembangkan layanan baru untuk segmen yang ada
Pengembangan produk layanan adalah nama yang diberikan kepada suatu strategi pertumbuhan di mana sebuah organisasi memperkenalkan produk layanan baru ke segmen yang telah ada. Hal ini telah diperkuat dengan keluarnya Peraturan LKPP nomor 6 dan 9 Tahun 2019 tentang Standar Kompetensi Jabatan Pengelola Barang dan Jasa yang tidak hanya pada pemilihan penyedia namun menambahkan 3 (tiga) produk layanan pada tahap perencanaan, pengelolaan pengadaan melalui penyedia dan pengelolaan pengadaan melalui swakelola.
Pengembangan kompetensi baru sebenarnya telah ada dalam SKKNI namun dengan dikeluarkannya Peraturan LKPP tersebut memberi kesempatan pada pengguna layanan pengelolaan barang dan jasa mulai dari pendampingan mulai dari perencanaan, persiapan kontrak, pengendalian kontrak, pengelolaan kegiatan swakelola hingga menjadi pendamping pelaksanaan proyek sarana dan prasarana. Program pemasaran yang baru dalam mengembangkan produk layanan melalui dasar hukum pelaksanaan yang telah diikuti oleh seluruh satuan kerjamerupakan awal dari pengembangan produk layanan.
Menekankan bahwa UKPBJ bukan hanya memberikan layanan pemilihan penyedia saja, UKPBJ wajib terlibat aktif dalam perencanaan, pengelolaan pengadaan baik melalui penyedia maupun swakelola. Keterlibatan UKPBJ dalam perencanaan akan memudahkan pelaksanaan dan pengelolaan pengadaan baik melalui penyedia maupun swakelola. Sinergi merupakan komitmen yang harus disepakati bersama dalam mewujudkan pelaksanaan anggaran yang tepat sasaran, tepat kualitas, tepat waktu dan tentunya tepat biaya.
Diversifikasi/Mengembangkan layanan baru untuk segmen baru
Diversifikasi adalah nama yang diberikan kepada strategi pertumbuhan di mana sebuah bisnis, produk layanan baru dan di segmen yang baru pula. Ini merupakan langkah pemasaran yang lebih berisiko karena, strategi bisnis yang bergerak dalam pasar yang baru memiliki sedikit atau mungkin tidak ada pengalaman atas produk layanan baru tersebut.
Pada Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah mencantumkan Diversifikasi produk layanan yaitu UKPBJ dapat berperan sebagai Agen Pengadaanyang merupakan produk layanan baru untuk segmen pasar yang baru. Agen pengadaan menurut Peraturan LKPP nomor 16 Tahun 2018 adalah UKPBJ atau Pelaku Usaha yang melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan pengadaan barang/jasa yang diberi kepercayaan oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah sebagai pihak pemberi pekerjaan.
Bila sebuah unit bisnis akan mengaplikasikan strategi diversifikasi, maka harus memiliki visi yang jelas tentang apa yang akan di dapatkan dari strategi yang jujur dan penilaian atas resiko bilamana dalam faktanya menemui kegagalan. Hal ini telah diantisipasi pada pasal 4 Peraturan LKPP nomor 16 Tahun 2018 yang mewajibkan UKPBJ yang dapat menjadi Agen Pengadaan ditentukan Kriteria sebagai berikut:
- Kematangan UKPBJ minimal level 3 (tiga); dan
- Memiliki Sumber Daya Manusia dengan kompetensi pengadaan barang/jasa.
Jika diterjemahkan secara sederhana, strategi produk dan segmen pasar berarti jalur yang dipilih untuk mencapai target organisasi melalui rentang produk yang ditawarkan pada segmen pasar yang dipilih. Strategi pasar dan produk merupakan suatu komitmen pada suatu arahan masa depan bagi organisasi UKPBJ. Sasaran pemasaran hanya berhubungan semata-mata dengan produk layanan dan segmen pasar pengguna layanan.
Manfaat dan Kegunaan Ansoff’s Matrix pada analisis peran UKPBJ adalah:
- Mempertahankan atau meningkatkan segmen pasar produk layanan saat ini.
- Merestrukturisasi alur layanan dengan menyediakan standar operasional layanan dan memberikan standar kompetensi SDM.
- Meningkatkan volume penggunaan oleh pengguna layanan yang sudah ada.
- Mengenal segmentasi baru yang bisa diberikan layanan baru.