Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Salah satu jenis arsip yaitu Arsip Dinamis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi:
- Penciptaan Arsip
Penciptaan Arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
- Penggunaan Arsip
Penggunaan Arsip Dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan Arsip Aktif, penataan Arsip Inaktif, Penyimpanan Arsip, dan Alih Media Arsip.
- Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan terhadap Arsip Vital, Arsip Aktif, dan Arsip Inaktif dan menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
- Arsip Vital
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Salah satu contoh Arsip Vital yaitu Arsip Aset yang berupa administrasi tanah, sertifikat tanah, dan BPKB kendaraan dinas.
- Arsip Aktif
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip Inaktif
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip bisa dikategorikan dalam Arsip Aktif maupun Inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan dan dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Mau tahu kegiatan Arsiparis Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Daerah Istimewa Yogyakarta? Yuk, follow instagramnya arsipkanwil_kemenkumhamjogja