YOGYAKARTA - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) DIY melakukan penilaian terhadap arsip inaktif yang diusulkan untuk dimusnahkan. Kepala Kanwil Kemenkumham DIY, Budi Argap Situngkir, mendukung penuh kegiatan tersebut.
Rapat penilaian arsip usul musnah dilaksanakan di Ruang Rapat Kanwil Kemenkumham DIY, Rabu (23/6/2021). Hadir dalam rapat tersebut yaitu Kepala Divisi Administrasi, Faisol Ali, Kepala Bagian Umum, Rusmilah, perwakilan dari masing-masing divisi selaku penilai arsip, serta para JFT Arsiparis Kanwil Kemenkumham DIY.
Dalam rapat tersebut disampaikan kondisi arsip di Kanwil Kemenkumham DIY, di antaranya masih banyak arsip lama di Ruang Arsip, serta masih banyak arsip inaktif yang berada di unit pengolah atau masing-masing divisi dan belum dapat dipindahkan ke Record Center (Ruang Arsip).
"Tidak semua arsip harus disimpan untuk selama-lamanya. Banyak arsip-arsip yang hanya disimpan dalam jangka waktu tertentu saja, karena sudah tidak bernilai guna. Untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip, perlu ada penilaian terhadap arsip tersebut," ujarnya.
Kegiatan rapat kali ini adalah untuk menilai arsip-arsip inaktif yang frekuensinya sudah menurun untuk diberikan penilaian apakah layak untuk dimusnahkan atau tidak. Arsip inaktif yang diusulkan untuk dimusnahkan meliputi arsip subtantif Pemasyarakatan sebanyak 8.777 berkas, arsip subtantif Keimigrasian sebanyak 3.219 berkas, arsip lamaran CPNS sebanyak 10.712 berkas, serta arsip pendaftaran Sertifikat Jaminan Fidusia sebanyak 685 berkas, sehingga total data arsip inaktif sebanyak 23.393 berkas.
"Dalam menilai arsip, harus memperhatikan informasi yang terkandung di dalamnya agar dapat membedakan antara yang penting dan yang biasa atau kurang penting. Selain itu, mengingat arsip sebagai endapan kegiatan administrasi yang merupakan salah satu kesatuan yang terpadu, maka penilaiannya tidak dapat dilakukan secara terpisah atau tersendiri, melainkan harus dinilai dari segala segi berdasarkan konteks permasalahan administrasi atau pun suatu organisasi atau instansi," kata Faisol.
"Dengan demikian, nilai guna arsip itu ditentukan oleh kegunaanya dalam kegiatan administrasi dari suatu organisasi atau instansi selaku pencipta arsip," lanjutnya.
Dalam kegiatan kali ini, hadir secara virtual Arsiparis Muda pada Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham, Dedi Syahputra, sebagai narasumber. Dedi menjelaskan tentang teknik prosedur pemusnahan arsip.
Pada tahun 2021 ini, Kanwil Kemenkumham DIY mulai merencanakan pemusnahan terhadap arsip inaktif, dengan tujuan untuk mengurangi penambahan arsip setelah tidak bernilai guna. Tahapan pemusnahan arsip inaktif meliputi seleksi arsip (records selection) serta penentuan nilai arsip.
Dari hasil analisis para JFT Arsiparis, penilaian arsip inaktif dari tahun 1992 hingga 2018 akan dilakukan penilaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip serta nilai guna kesubstantifan arsip. Hasil penilaian tersebut direkomendasikan untuk dilakukan pemusnahan. Para JFT Arsiparis telah bekerja dari Januari hingga Juni 2021 dalam rangka pelaksanaan Norma Standar Prosedur Kriteria (NSPK) Kearsipan untuk mendukung Gerakan Nasional Standar Tertib Arsip (GNSTA) pada Kanwil Kemenkumham DIY.
Humas Kanwil Kemenkumham D.I. Yogyakarta - Jogja Pasti Istimewa